MANAJEMEN GUDANG

MANAJEMEN GUDANG

Sistem Manajemen Gudang paling tidak mengandung pemahaman : pengelolaan dari beberapa sistem / sub sistem yang saling terkait di dalam suatu aktifitas penyimpanan barang sementara.

Beberapa aktifitas di dalam gudang adalah sebagai berikut :

a.   Administrasi

b.   Penerimaan barang

c.   Penyimpanan barang

d.   Pengepakan barang ke tempat yang dituju

e.   Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait satu sama lain. Secara organisasi , setiap aktifitas ini sebaiknya dipimpin oleh satu orang semisal Kepala bagian, Leader, Supervisor atau sebutan lain dengan tugas dan tanggung jawab serupa. Tiap kepala bagian diharuskan  paling tidak mengetahui pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh team-nya serta mampu melakukan fungsi-fungsi pengendalian sebagai berikut :

a.   Pengendalian Operasional

b.   Pengendalian Biaya

c.   Pengendalian Personalia

Ketiga fungsi pengendalian ini perlu terus dikembangkan oleh setiap pimpinan. Misalnya untuk Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan pencapaian saat ini, sebisa mungkin upgrade lah kemampuan team dengan berbagai hal kreatif.

Mengelola gudang menjadi sangat menarik bagi orang-orang yang bekerja di dalamnya,  hal itu dikarenakan karakteristik unik yang dimiliki oleh gudang sebagai berikut :

1.   Sumber Daya Manusia (SDM) di gudang sebagian besar adalah pekerja kasar atau berpendidikan SMU ke bawah dan memiliki kecenderungan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan dengan pekerja kantor (back office).

2.   Variabel eksternal yang ada sulit dikendalikan oleh personil gudang, misalkan fluktuasi kedatangan barang yang memerlukan penambahan sumber daya pada waktu yang tidak terduga.

3.   Gudang sebagai pusat aktifitas logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung pada perusahaan. Hal ini memungkinkan prestasi kerja personil gudang tidak begitu terlihat di level management.

Gudang sebagai bagian dari Logistik merupakan bagian kerja yang sangat menarik,  Lebih kepada behind the scene atau supporting department namun sangat vital dalam sebuah perusahaan yang memiliki Gudang.

ADMINISTRASI PERGUDANGAN

Sistem Administrasi Pergudangan adalah suatu sistem pencatatan dan pengendalian mendetail mengenai keluar masuknya barang dari suatu warehouse perusahaan. Sistem ini memiliki peranan penting karena memang mengontrol pergerakan barang, sehingga dengannya dapat diketahui jumlah dan penerimaan dan pengiriman barang bahkan kualitas dan segala atribut barang yang tersedia selama satu periode.

A.  Peran Sistem Administrasi Pergudangan

Administrasiadalah merupakan sutradara dibalik segala operasional Gudang. Administrasi mengurus data-data gudang seperti data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang, data permintaan, bahkan sampai peramalan permintaan. Oleh karena itu, ibarat sebuah film maka Administrasi adalah penulis skenario yang menentukan jalan ceritanya. Mengingat sistem yang begitu kompleks, maka diperlukan software yang menangani semuanya secara terintegrasi. Jika pada lingkup administrasi tidak ditangani dengan baik, maka yang kena getahnya adalah operasional di lapangan.

B.  Alur Administrasi Gudang

Data pemesanan barang. Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu. Misalkan pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah buffer stock. Data InventoryAdministrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi data. Bukti pencatatan barang keluar masuk akan mempengaruhi beberapa hal berikut :

a.   Jumlah stok barang

b.   Klaim pembayaran barang masuk dan keluar

c.   Dasar memesan barang

d.   Mempelajari trend sales

C.  Jenis Software yang Dibutuhkan

Software yang mengatur transaksi gudang ini lebih baik bisa dieksekusi dalam keadaan real time, jadi seperti sistem informasi Bank. Semisal ambil uang Rp 200.000 di ATM, maka Bank langsung secara real time mengurangi saldo. Kurang lebih seperti itu software yang dibutuhkan di gudang.

Keberadaan software yang mensupport aktifitas pergudangan mulai dari penerimaan barang, penyimpanan barang, pengambilan (picking) sampai dengan memuat ke truck dan delivery sangat dibutuhkan oleh gudang, bantuan sistem ini akan membantu untuk melacak informasi dan data-data yang dibutuhkan oleh customer ataupun pemilik gudang sendiri.

D.  Fitur Standard yang Mesti Ada

Receiving and PutawayProses Receiving and Putaway dimulai ketika barang datang ke gudang. Secara fisik barang yang datang harus dimasukkan ke dalam sistem WMS, sehingga database barang di gudang akan terupdate. Opsi melakukan input barang adalah dengan menggunakan Input data PO (Purchase Order) secara otomatis yang dilakukan Departemen Purchasing / Pembelian, atau dengan input data manual. Prinsip utamanya adalah kesesuaian fisik yang datang dengan kebutuhan di gudang, sehingga menghindari terjadinya selisih stock pada saat melakukan cycle count atau stock opname.

1.   Dispacthing
Proses dispatching ini berfungsi sebagi pendukung operasional pengeluaran barang dari gudang (picking dan delivery barang) atas barang-barang yang akan dikirimkan ke outlet-outlet atau kepada customer. Pencarian lokasi atas barang-barang yang akan di picking akan dipermudah melalui adanya informasi pada WMS.
Bagi para pekerja gudang, tentunya fitur ini mempercepat pencarian. Cukup melihat informasi, atau bahkan informasi ini sudah terupload kedalam device handheld, melakukan picking dan melakukan scanning barcode terhadap sticker di pallet sehingga secara data barang tersebut sudah dinyatakan diambil dan stock pada lokasi sudah kosong serta bisa ditempati barang lain yang akan diterima.

2.   Delivery Note

Setelah melakukan aktifitas picking, maka perlu dilakukan validasi antara item-item yang telah di picking dengan order dari outlet atau customer. Warehouse Management System mengakomodasi validasi ini dengan fitur dokumen yang dinamakan dengan Delivery Note. Fungsi utama fitur ini adalah memudahkan operasional gudang membandingkan antara item-item yang dipicking dengan item-item yang akan dimuat ke dalam truck, petugas gudang yang melakukan biasanya dinamakan “checker” yang melakukan fungsi double check antara hasil picking versus barang yang akan di loading.

3.   Double Check

Selain fitur Delivery Note, dibutuhkan fitur double check berikutnya untuk memastikan seluruh barang keluar merupakan order dari customer, salah satu fungsi double check ini bisa dibantu dengan sticker dispatch label. Sticker dispatch label ini akan memandu operator untuk melakukan loading ke dalam truck yang akan membawa barang ke satu tujuan tertentu. Dispatch label ini memiliki fungsi ganda sebagai proses double check pada tempat / destinasi yang nantinya akan menerima barang tersebut.

4.   Stock Take

Stock take dilakukan untuk melakukan penyesuaian stock fisik dan stock komputer sehingga tingkat persediaan yang berhubungan dengan biaya persediaan pada sebuah gudang sesuai dengan keadaan fisik. Stock take sendiri merupakan satu aktifitas yang menyedot kapasitas dan sangat menguras waktu dari operator gudang. Tidak jarang proses stock take dilakukan dengan melibatkan banyak personil gudang, dilakukan penghitungan 1, penghitungan 2 dan seterusnya untuk memastikan barang secara fisik ada di dalam gudang.

5.   Reporting
Fitur reporting adalah fitur pendukung yang cukup vital. Laporan yang tersedia pada WMS harus mampu menjelaskan banyak hal kepada pemilik barang, laporan ini juga harus valid dan bisa tersedia sewaktu-waktu dimana sebuah keputusan harus ditunjang oleh adanya data historis masa lalu. Fitur reporting ini menurut kami menjadi titik vital pentingnya ada sebuah WMS pada gudang. Idealnya seseorang akan mampu membaca kesehatan sebuah gudang pada fitur reporting ini. Report ini juga dibutuhkan customer (topik khusus pada penyedia jasa gudang) untuk mengetahui barang apa saja yang tersedia pada gudang dan akan dikirim ke outlet atau destinasi mana. Tanpa adanya fitur pendukung berupa reporting ini, maka WMS bisa dikatakan tidak lengkap dan kurang menjawab kebutuhan user.

KEBIJAKAN PERGUDANGAN

1.   Barang yang diterimadankeluarharusdicatatkedalamsistemsecara real time dantransaksipersediaan yang terjadidalamperiodeberjalanharusditutuppadaakhirbulan..

2.   Store keeper bertanggungjawabataspenerimaan, pengeluarandanpenyimpananpersediaan, perlindunganterhadapkehilangandankerusakan, pengawasandanpelaporandanjugapengelolaanidentifikasifisikpersediaanuntuksemuagudang yang beradadidalamperusahaan.

3.   Penambahan master dankodebarangdisusunoleh Purchasing Departement.

4.   Setiappersediaandidalamgudang  memilikikodepersediaan  yang unik (strukturkode yang samadalamperusahaan) Store keeper tidakdiperkenankanmerubah, menambahataupunmengurangikode yang telahada.

5.   Storekeeper bertanggungjawabuntukmenindaklanjutisetiapmasalah / kerusakan / kehilangan di area gudangdanberkoordinasiaktifdenganpihak-pihakterkaituntukmemecahkanmasalahtersebut.

6.   Penyimpananpersediaandiluargudangharusmemperolehpersetujuandari Site Manager.

7.   Persediaanharusdilindungidenganasuransiterhadapresiko-resiko yang mungkinterjadisepertikebakaran, banjir, pencurian, huruharadanbahaya-bahayalainnya.

Tweet